在這個業界久了,就得習慣客戶的百變需求,從以前到現在,總會遇到客戶所謂的"急件"!會產生急件,有很多原因,有可能是客戶忘了下單,有可能是前面的行銷設計花了太多時間,也有可能客戶就是習慣下單後都說"我這個案子很趕",不管是什麼樣的理由,都得要盡力完成!我相信這是印刷人的普遍心聲,但是急件到底要掌握什麼樣的重點呢?
俗話說"吃快會弄破碗"還真的很有道理,當客戶下急單時,接單人員就已經面臨迫在眉稍的窘境,時間上的壓力讓整個情緒與精神都面臨非常緊繃的狀態,所以當檔案一來時,就是為了趕而趕,所以當初應該注意到的細節與流程,就會因為趕而疏忽了!這時能夠想像當成品趕完出來後,結果是錯的,客戶又不買單時,所有心血付之一炬!先不說中間所付出的時間與努力,有時當金額很大時,更是讓接單人員身心疲憊,苦不堪言!所以遇到急單一定要按照規劃來走,這樣不僅可化解危機,也會因為你的小心謹慎而得到客戶更大的信任喔!
急單處理四部曲,大家不妨參考看看!第一是"檔案檢查",檔案不要隨便檢查一下就做印製,這樣的危險性很高,還沒經過處理的食材怎麼可以一開始就往鍋裡丟?所以先檢查檔案,把有危險性的東西全部過濾或是修改掉,例如 : CMYK值設定超過200%的色值?RGB未轉CMYK?沒有做出血?這些小問題都有可能造成重大損失喔!再來就是"檔案需配合規格調整",既然是急件,安全就是首要的考量因素,已經知道檔案的版面樣式,就要開始調整規格,客戶不見得對印刷很瞭解,建議對的規格才是當務之急!被印物的選擇?會不會乾?若不會乾選擇何種加工方式?後續的印刷加工有幾道?要花多少時間?全盤考量後給客戶一個最好的規格建議,以避免印後產生品質問題!
第三件事就是"打樣"!這一點很重要,很多接單人員做到了前兩項,因為時間關係就不做打樣動作,可是往往都因為沒有打樣而與客戶間產生事後的摩擦或是不愉快,就是因為沒有打樣!打樣不在乎型式,就算是簡單的彩雷打樣也都有它的價值所在,更何況現在數位噴樣速度也夠快,怎麼會來不及?急單百分之90的檔案都來自於客源,檔案既然不是我們所設計製作,如何確保檔案裡不會有"隱藏版"的驚喜發生?客戶端的美編人員本來就不是印刷美編人員,還指望檔案會按部就班的完整無誤?所以千萬不要因為急就放棄打樣喔!就算是JPEG校稿,我都把它視為一種電腦打樣,不是嗎?最後一個步驟就是"請客戶簽名確認或是回覆Mail",這樣的動作不僅可以確保雙方權益,也可以提醒客戶不要因為急而忘了再三確認!
急件處理四部曲,希望對大家都有幫助!不過,最好的方式還是建議盡量降低急件的產生才是根本之道!一個觀念分享,若我是客戶,發了一個急件出去,也都按照以上的處理方式下去進行,我應該可以很放心!但要是我一次發的急件不只一件,三件?五件?七件?我相信儘管按照上訴流程作業,我的血壓還是會按照發單的件數居高不下!就怕是否會有疏失或是沒有注意到的細節,不是嗎?所以充裕的時間才是印刷品質的重要關鍵喔!
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